Saber o que é gestão de projetos é essencial para o sucesso da sua empresa! Afinal, é a melhor maneira para que as suas ideias saiam do papel com baixo índice de fracasso. Conheça.
Uma ótima maneira de você englobar todas as equipes da sua empresa é fazendo o gerenciamento de projetos, do qual pode consistir na utilização de um software voltado exclusivamente para isso.
Neste conteúdo você descobrirá como fazer o melhor gerenciamento de projetos para que eles sejam organizados e consigam dar à sua empresa o lucro estipulado.
- O que é e para que serve um projeto?
- O ciclo de vida de um projeto
- O que é gestão de projetos?
- Quais indicadores de desempenho mostram os meus resultados?
- 5 passos para fazer a gestão de projetos
- Já sabe o que é gestão de projetos? Então está na hora de gerenciar a sua empresa!
O que é e para que serve um projeto?
Se você pesquisar por “projeto” no dicionário online de português, vai ver que o termo é um substantivo masculino, do qual apresenta uma variedade de significados, como:
- Plano: projeto de lei;
- Esquema: projeto de pesquisa;
- [Arquitetura]: projeto de uma igreja;
- Escritura provisória de um texto.
Apesar de todos esses resultados estarem certos, o projeto que estamos falando apresenta outros aspectos, se consultarmos o guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK), feito pela instituição Project Management Institute (PMI).
Nele, o projeto é definido como “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.
Mesmo que sejam parecidos, projetos se diferem das operações. O primeiro é temporário, tendo começo, meio e fim, enquanto o segundo trabalha de forma contínua.
Por exemplo, construir um prédio, atualizar um aplicativo ou realizar uma viagem são projetos trabalhados com base em um período de tempo pré-estabelecido.
Assim, em poucas palavras, podemos dizer que um projeto tem como características:
- Início, meio e fim;
- Deve ter planejamento, execução e controle;
- Cria produtos, serviços ou resultados exclusivos;
- Se desenvolve por etapas;
- Precisa de uma equipe especialista e talentosa;
- Tem recursos limitados.
Bom, agora que você já sabe o tipo de projeto que estamos falando, é necessário conhecer o ciclo de vida que ele possui.
O ciclo de vida de um projeto
O ciclo de vida de um projeto não se resume apenas no seu planejamento, execução e controle.
Ele congrega outras fases importantes, que são:
Iniciação
O gestor e toda equipe precisam ter informações essenciais a respeito do projeto, como suas restrições, o tempo e os gastos dos quais influenciam para a sua realização. A ideia não é apenas saber de tudo isso, como também ter essas descrições bem registradas.
Planejamento
Antes de mais nada, é essencial que você receba o aval da empresa para implantar todos os esforços para a realização do projeto. A partir da resposta positiva, você pode começar o planejamento, que deve ter um nível maior de detalhes a respeito da estrutura do plano capaz de levar o projeto ao sucesso.
Execução
Depois de planejar o projeto, chegou o momento de executá-lo. Por isso, é necessário realizar todas as atividades traçadas da melhor forma possível. Não se espante se houverem mudanças, pois na fase de execução é bem comum que elas apareçam.
Monitoramento e controle
Esta fase está ligada com a de execução. O seu principal objetivo é garantir que todas as atividades realizadas são compatíveis com o que foi planejado, além de comparar o desempenho e o progresso com o plano estipulado.
Encerramento
O projeto acabou, mas ainda há muito trabalho a ser feito. Nesta etapa, é preciso oficializar a conclusão de toda a pauta, colhendo informações para projetos futuros. Um exemplo de encerramento de projeto é a assinatura do termo de aceite, do qual visa isentar a empresa de quaisquer responsabilidades no futuro.
Bom agora, que você sabe o conceito, para que serve e qual o ciclo de vida de um projeto, chegou a hora de descobrir o que é gestão de projetos.
O que é gestão de projetos?
De forma bem sucinta, gestão de projetos é um conjunto de técnicas e conhecimentos capaz de garantir o sucesso de um projeto.
Esse gerenciamento deve ser administrado de acordo com o planejamento, execução e controle de todas as fases que mencionamos no tópico acima.
Por ser uma realidade de empresas que possuem a sua economia bastante desenvolvida, a gestão de projetos tem entrado com tudo no mercado brasileiro, possibilitando que as organizações consigam organizar melhor as suas ideias.
Além disso, quando empreendedores sabem o que é gestão de projetos, fica muito mais simples tornar o empreendimento dinâmico e valioso para os seus consumidores.
Mas qual a diferença entre projeto e gestão de projetos?
O projeto sozinho é comumente confundido com a sua gestão, já que há diversas etapas para serem executadas para chegar até o resultado final do esforço temporário.
No entanto, a gestão de projetos tem como principal diferencial ir além do planejar, executar e finalizar, tendo também grande relação com a gestão por competência.
Imagine, por exemplo, que um projeto da sua empresa sofra com alterações dentro da pauta.
Esses tipos de imprevistos podem afetar diretamente nos gastos, tempo de entrega e esforço de toda a equipe.
Quando se há gestão, é possível driblar esses imprevistos e administrá-los, a fim de equilibrar as alterações sem impactar muito na rentabilidade e eficiência do projeto.
É importante ressaltar que a gestão não vive sem um projeto, ao passo que este vive sem o gerenciamento.
Quais indicadores de desempenho mostram os meus resultados?
Ao trabalhar com gerenciamento de projetos, é preciso também reconhecer alguns resultados para entender o que deve ser feito para melhorar as etapas.
Para isso, alguns indicadores de desempenho podem ser utilizados, como:
Valor agregado
O valor agregado tem ligação com a taxa de entrega realizada até o momento. Isso significa que o seu resultado se baseia na seguinte fórmula: Valor agregado = (Tarefas feitas / Total a ser executado) x 100%. Ou seja, se um projeto da sua empresa estiver voltado à atualização de um aplicativo e conta com 10 etapas e 5 delas já foram realizadas, significa que o valor agregado é 50%.
Taxa de entrega em relação ao prazo
Este indicador de desempenho ajuda você a entender se todas as atividades estão sendo realizadas dentro do prazo estipulado. Para saber, é utilizada a seguinte fórmula: Taxa de entrega = Valor agregado / Previsão de entrega. Imagine que a previsão de conclusão é de 10%. Os 50% já foram entregues, então o indicador é de 0,2.
Taxa de custos em relação ao orçamento
É necessário manter o projeto sempre dentro do orçamento estipulado. Para isso, a conta a ser realizada é essa: Taxa de custos = Valor monetário das entregas / Custos previstos.
Taxa de retrabalho
Muitas empresas sofrem com o retrabalho, fazendo com que a perda de tempo e dinheiro aconteçam. Para evitar essa falha, é sugerido o seguinte cálculo: Taxa de retrabalho = (Número de retrabalho / Número de tarefas concluídas) x 100%.
Desvio do prazo
Compreender se a execução do projeto passou do prazo estabelecido é importante. Por isso, recomenda-se fazer o seguinte cálculo: Desvio do prazo = [(Data de entrega – Data prevista) / Duração prevista] x 100%.
Desvio do orçamento
Este indicador é excelente para saber se algo escapou do orçamento, ajudando na otimização do projeto. A fórmula para resolver esta questão é: Desvio do orçamento = [(Custos totais – Custos previstos) / Custos previstos] x 100%.
A ideia de fazer o gerenciamento de projetos é também ter em mente a gestão por competência, da qual pode ser sempre mensurada por esses indicadores de desempenho.
5 passos para fazer a gestão de projetos
Para que você tenha uma completa noção sobre o que é gestão de projetos, é necessário reconhecer os 5 passos para fazer esse gerenciamento.
Passo 1: Escolha uma metodologia
O primeiro passo para realizar a sua gestão é escolher uma metodologia, da qual possui práticas e técnicas capazes de trazer resultados promissores.
Dentro da gestão de projetos, as metodologias podem ser separadas em ágeis e tradicionais.
Metodologias tradicionais
As metodologias tradicionais visam trabalhar com o ciclo de vida do tipo preditivo, buscando sempre uma antecipação do trabalho do projeto.
Normalmente, essas metodologias são recomendadas para projetos dos quais a pauta e o produto são bem conhecidos.
Portanto, os gestores sabem aqui o que deve ser feito e como fazer.
Metodologias ágeis
Já as metodologias ágeis, tem como objetivo trabalhar o ciclo de vida do tipo adaptativo, que consiste no detalhamento da pauta de forma progressiva.
Em outras palavras, a partir do momento em que mais informações sobre o projeto são obtidas, melhor será o trabalho.
Não à toa, esse tipo de metodologia é recomendado para projetos que estão inseridos em um ambiente do qual a mudança é frequente.
Sendo assim, a restrição principal para se fazer um bom gerenciamento de projetos com as metodologias ágeis é o tempo.
Passo 2: Monitore todos os indicadores do projeto com frequência
Os indicadores de desempenho que colocamos no tópico acima devem ser trabalhados frequentemente.
Isso porque, quando se tem noção do que os números representam para o seu negócio, mais fácil será na hora de fazer um planejamento com base na metodologia escolhida.
Além do mais, o monitoramento dos indicadores é a chave para você abrir a porta dos erros e acertos que a sua empresa tem cometendo.
Passo 3: Faça revisões no planejamento
A documentação do planejamento feito para a execução de um projeto deve ser revisada constantemente para realizar todos os ciclos de vida dele.
Nesse caso, é fundamental fazer uma análise comparativa do que foi planejado e o que está sendo feito.
Assim, você conseguirá saber quando deve ser necessária uma mudança do planejamento para atender todos os objetivos precisos.
Passo 4: Invista em uma equipe qualificada
Por trás de uma empresa de sucesso, há sempre uma equipe qualificada.
Sendo assim, não perca tempo de procurar os melhores profissionais para conduzir o seu projeto.
Para aqueles que já estão há algum tempo nela, é recomendado sempre lançar cursos e treinamentos para capacitá-los e torná-los especialistas no assunto.
Passo 5: Utilize um software de gestão de projetos
Hoje em dia, a tecnologia tem servido como uma grande amiga de empreendedores do Brasil e do mundo.
Graças a ela, já é possível encontrar diversos softwares capazes de centralizar informações precisas para um bom gerenciamento de projetos.
Já sabe o que é gestão de projetos? Então está na hora de gerenciar a sua empresa!
Neste conteúdo você descobriu o que é gestão de projetos e como essa atividade pode ser fundamental para o crescimento da sua empresa.
Além de uma boa equipe para administrar as ferramentas que englobam os seus projetos, é necessário ter noções de gestão por competência para conseguir desenvolver todas as atividades necessário.
Por isso, utilizar a tecnologia ao ser favor pode ser a resposta para muitas perguntas acerca dos seus resultados.
