Existem muitas formas de melhorar a gestão de escritório de advocacia: usar um software jurídico, por exemplo, é uma delas. No entanto, muitos escritórios ainda passam por dificuldades causadas pela má organização.
A razão para isso é, infelizmente, relativamente simples: não são todos os advogados que dominam conceitos de gestão de escritório de advocacia. A maioria dos profissionais é treinada para dominar a lei e sua aplicação, mas não está acostumada a lidar com o cotidiano da administração.
Resultado: 30% dos escritórios de advocacia fecham as portas em menos de um ano de atividade. Assustador, não é mesmo?
Para evitar que esse cenário aconteça com você, resolvemos listar 5 excelentes práticas que trazem os melhores resultados para um escritório de advocacia. Ficou curioso? Então siga a leitura!
- 1. Usar um bom software jurídico para controlar o escritório
- 2. Digitalize documentos para poupar gastos e espaço
- 3. Use a computação em nuvem para modernizar o trabalho
- 4. Controle suas finanças para não ter problemas econômicos
- 5. Invista no aprimoramento técnico dos colaboradores
1. Usar um bom software jurídico para controlar o escritório
Uma das primeiras dicas de como melhorar a gestão de um escritório de advocacia é investir em um bom software jurídico que possa aprimorar a tarefa e oferecer mais ferramentas para o seu trabalho.
Atualmente, existem vários aplicativos para advogados que conta com funções importantes para auxiliar no trabalho de quem precisa ultrapassar os obstáculos comuns de um escritório jurídico.
Uma das principais ajudas que os softwares dão é na gestão de clientes para advogados. Como qualquer profissional com algum tempo no mercado sabe, certamente, fica difícil lidar com todos os clientes do escritório.
É comum começar a confundir nomes, esquecer de fazer a cobrança ou mesmo não atualizar o cliente sobre algum retorno em um dos seus processos. Por isso, é importante ter o auxílio de um programa digital que o ajude nisso.
Além disso, faz-se essencial ter a ajuda de um programa que possa otimizar o horário de trabalho dos colaboradores para aumentar a produtividade do escritório no geral. O SAJ ADV, o melhor software jurídico do mercado, permite que haja uma economia de mais ou menos 20 horas por mês de cada colaborador de um escritório, o que faz com que eles possam usar essas horas para captar mais clientes, melhorar suas petições ou auxiliar os colegas.
2. Digitalize documentos para poupar gastos e espaço
Imagine um escritório composto por 3 advogados. Cada um é especializado em um assunto: Direito Empresarial, Direito Cível e Direito do Consumidor.
Todos eles têm 3 clientes fixos cada um e ainda arranjam mais 1 ou 2 casos singulares todos os meses.
No total, são cerca de 15 clientes por mês.
Cada um com ficha de cadastro, informações, toneladas de documentos internos, processos, petições, ofícios, laudos e tantos outros documentos importantes.
No ano, seria o equivalente à papelada de 180 clientes; em 2 anos, 360 clientes. Se o escritório chegasse a 5 anos, teria o equivalente a 900 clientes de papéis. Onde conseguiria guardar tudo isso? Ou, mais importante, como conseguiria localizar qualquer coisa nessa tonelada de documentos? Seria impossível!
Por isso é importante digitalizar os seus documentos. Dessa forma, é possível poupar muito em relação aos gastos com armazenamento da papelada de todos os seus clientes, especialmente em longo prazo.
Além disso, trabalhar com os documentos digitais permite que a empresa diminua sua pegada de carbono e seja mais amigável ao meio ambiente, ganhando os benefícios fiscais e comerciais de ser um escritório sustentável.
3. Use a computação em nuvem para modernizar o trabalho
Os tempos modernos pedem advogados que sejam cada vez mais produtivos, conectados e capazes de resolver problemas o tempo todo. O tempo em que o profissional poderia ir a uma reunião com o cliente e isso significava que ele não trabalharia no resto da tarde, acabou.
Agora, o profissional precisa estar trabalhando no carro a caminho da reunião, na saída do encontro, em casa ou em qualquer outro lugar durante seu horário de trabalho.
Por isso é importante contar com um software jurídico na nuvem. A possibilidade de apostar na computação em nuvem permite que a empresa poupe muito espaço e dinheiro com o armazenamento de documentos.
Todos os papéis podem ser digitalizados e armazenados com segurança no servidor na nuvem, que é criptografado e não pode ser facilmente acessado.
Isso garante mais segurança para os dados dos seus clientes, além de menos gastos com aluguel de espaço e menos desorganização no escritório.
Sem falar em uma das melhores vantagens do cloud computing: a possibilidade de acessar e editar o conteúdo de qualquer lugar.
Assim, é possível mostrar a um cliente um documento ou tirar qualquer dúvida em uma reunião, no carro, no metrô ou em casa, com qualquer dispositivo.
4. Controle suas finanças para não ter problemas econômicos
Um advogado sai para fazer a captação de um cliente e gasta R$150,00 em um almoço. Além disso, precisa pegar um táxi para ir ao tribunal e outro para voltar: mais R$50,00. Em outro dia, são mais R$50,00 de cópias de processos e tantos mais de horas extras.
Isso só falando nas despesas. E as receitas? Será que o Cliente “X” já pagou? E o “Y”? Foram 2 ou 3 parcelas pagas pelo Cliente “Z”?
São tantas entradas e saídas de dinheiro que o gestor de um escritório de advocacia pode ficar maluco. Por isso, é importante ter o apoio tecnológico para controlar as finanças da empresa.
Existem muitas planilhas financeiras que ajudam a controlar o lado econômico do escritório e organizar essa parte da gestão da empresa, de modo a garantir que não haverá problemas com dinheiro. Use-as para lidar bem com essa situação.
5. Invista no aprimoramento técnico dos colaboradores
Um dos erros principais que um escritório de advocacia pode cometer é ficar parado no tempo, sem se aprimorar. Caso queira realizar uma boa gestão, precisa garantir um caminho para o crescimento sustentável da empresa.
E, para isso, é importante fazer um trabalho cada vez melhor e estar na vanguarda do que é feito dentro do Direito no Brasil. Diante disso, invista constantemente em treinamento e aprimoramento para você e seus colaboradores.
Dessa forma, seu escritório terá sempre novos conhecimentos, técnicas e uma cultura inovadora. Além disso, poderá navegar por áreas recentes, onde a concorrência é baixa, como:
- Direito de Dados;
- Direito na Internet;
- Inteligência Artificial no Direito.
Essas são as melhores práticas de gestão de escritório de advocacia. Com esse conhecimento, você poderá atender melhor seus clientes e garantir uma vida saudável para o seu empreendimento.
