Para esquivar-se de uma má administração e perder o que há de mais valioso, o tempo, compartilhamos essas dicas para ter êxito na gestão das tarefas e projetos da sua equipe de marketing.
- #1 Monte um planejamento
- #2 Quebre as tarefas
- #3 Trabalhe a sinergia da equipe
- #4 Preze pela comunicação ágil
- #5 Monitoramento e métricas
- #6 Feedback e engajamento
#1 Monte um planejamento
Sim, monte um planejamento. Para alguns, pode soar óbvio, mas acredite, até para os mais experientes, sem um planejamento, algo pode acabar se perdendo..
Então, como traçar um bom plano, estratégico e assertivo? Primeiro precisamos entender o que é um planejamento.
Planejamento, de modo resumido, é uma ferramenta que vai te ajudar a construir e traçar planos para fazer determinada tarefa, iniciativa, atividade ou projeto. Ou seja, primeira etapa de toda estratégia.
Portanto, tenha cuidado! Pense no planejamento como um texto que precisa ser relido e corrigido antes de ser publicado;) Portanto, sem mais delongas.
A seguir, compartilhamos contigo as etapas de um bom planejamento:
Tenha um objetivo claro
Não há nada mais frustrante do que fazer uma tarefa sem objetivo, onde não se sabe se essa tarefa será útil ou não. Não é bom para a equipe e nem para a empresa quando o tempo é investido em tarefas vazias.
Por isso, reflita e estipule bastante sobre a finalidade do projeto. Qual objetivo se pretende alcançar, é comercial? É para alcance de marca? É para melhorar a imagem da marca? Seja qual for, deixe bem claro!
É importante que você adote metodologias que ajudem você e todos da equipe a terem uma visão clara dos objetivos a serem cumpridos e o que precisa ser feito para chegar lá. .
Você pode começar a entrar no ritmo estruturando um planejamento através de OKRS. Não sabe o que é OKRS? Vamos lá:
OKRS São “Objectives and Key Results”, que na tradução significa Objetivos e Resultados-Chave. Os Objetivos tendem a ser as entregas que nossa equipe deseja enquanto os Resultados-Chave são as formas de medir se estamos no caminho correto para atingir os objetivos..
Confira como fazer um planejamento de marketing utilizando OKRs e o Operand
Estipule a data de execução do planejamento
Assim como o escopo, ter uma data definida é essencial, afinal não delimitar uma data cria uma impressão de não urgência. Logo, pode haver uma interpretação de que não é significativo para aquele momento.
Entretanto, tenha cautela. Seja realista com as datas, para evitar o efeito oposto, concluir projetos de forma corrida e grosseira não é o ideal.
Defina seu Budget
Sabe aquele amor à primeira vista de uma ideia? Nem sempre acaba bem.
Defina um orçamento muito claro logo no ínicio. Lembre-se que um projeto tem o viés de trazer bons resultados sempre.
Por isso, um orçamento bem definido pode evitar que falte verba para o projeto. Ou, pior ainda, que se exceda a verba em uma única tarefa.
Não deu certo? Redefina
Lembra do tópico 3? Nem sempre o planejado sai conforme nós esperamos. A ideia perfeita pode não ser mas tão perfeita, pode sair muito caro, pode demorar muito…
Por isso, é importante que se perceba rapidamente se alguma coisa não trará resultados tão bons quanto o esperado. Faça reuniões de brainstorm sempre ressaltando todos os prós e contras de cada etapa do projeto para reduzir alterações.
Deixe claro quais são as responsabilidades dos envolvidos
Essa etapa funcionará com excelência se o objetivo estiver claro, depois de um escopo bem definido, é hora de definir as responsabilidades de cada um. Aqui a clareza reina.
Afinal, se é para ter sucesso no planejamento, não poupe informações. Seja claro no briefing do projeto, não se acanhe em ser didático.
Pior do que um escopo mal planejado, são tarefas interpretadas e executadas de modo errôneo. Depois de designar as tarefas para o time, se certifique que todos entenderam o seu papel dentro do projeto.
#2 Quebre as tarefas
Nem todas as pessoas se sentem confortáveis quando há muitas tarefas de um projeto para serem feitas, algumas podem se sentir sobrecarregadas e acabar na ociosidade, e, esse não é o objetivo, correto?
Como contornar esse efeito de sobrecarga sem prejudicar o andamento dos projetos?
Simples, quebre as tarefas! 🙂
Exemplo, se para uma pessoa está designado criação de uma campanha de e-mail marketing, pode ser separada por criação de texto, layout e disparar e-mail.
Visualizada dessa forma, fica claro quais são as etapas a serem seguidas para alcançar o objetivo final.
Existem algumas metodologias que podem ajudar te ajudar a fazer a gestão de tarefas e projetos da sua equipe de marketing:
Scrum:
De forma resumida, o Scrum é uma metodologia para executar projetos de forma ágil. Através dele, podemos dividir um projeto macro, em tarefas menores. Essas tarefas também são divididas por dias, para que fique claro a pauta diária de todos dentro do projeto.
Além disso, ocorrem reuniões diárias e rápidas para entender como está o desenvolvimento das atividades, nessas reuniões, o objetivo é contextualizar o resultado com base nas perguntas:
- O que você fez ontem?
- O que você vai fazer hoje?
- Tem algo te impedindo?
Dessa forma, as reuniões se tornam muito mais objetivas com foco total no resultado.
Kanban:
O Kanban, que pode servir como um complemento do Scrum, é um quadro para acompanhar visualmente e de forma prática o andamento das tarefas. Geralmente os status são separados por:
- Para fazer (To Do)
- Fazendo (Doing)
- Concluídas (Done)
A medida que as tarefas estão sendo executadas, elas vão transitando entre as fases/status. É uma ferramenta simples, porém muito eficaz para otimizar o supervisionamento das tarefas.
O Operand é uma ferramenta pensada para aumentar a agilidade, produtividade e assertividade da equipe. E o melhor: possui uma Pauta Kanban bem intuitiva.
#3 Trabalhe a sinergia da equipe
Os projetos não dependem de uma pessoa, e sim do grupo. Logo, não tem sentido não investir no relacionamento interpessoal dos membros da equipe.
Em uma cultura antiga de empresa, o comum era pregar o crescimento individual ao invés do time. Claro, não estamos falando que um trabalho individual bem feito não deve ser reconhecido, longe disso.
Mas quando a equipe entende que todos estão interligados e que o crescimento de um também depende do outro, aumenta a cooperatividade, a colaboração e o espírito de equipe.
#4 Preze pela comunicação ágil
O que você considera como ágil? Um e-mail? uma ligação? Um chat?
Toda empresa tem o seu modo de comunicação, entretanto quando paramos a nossa produtividade para procurar um e-mail, receber uma ligação e outros, perdemos totalmente o foco da tarefa.
Opte por plataformas de gestão de tarefas para melhorar a comunicação da equipe dentro de um projeto.
#5 Monitoramento e métricas
É essencial saber quanto uma atividade demanda de tempo para estipular prazos em cada projeto para a sua equipe.
Como os seus profissionais estão gerenciando o tempo? Se questione sobre a duração, o foco e a energia voltado para cada uma das atividades. Uma ferramenta que vai te ajudar a mensurar esses dados, é o timesheet.
Nele, é muito mais prático de identificar o período que cada colaborador fica centrado em cada atividade.
Posteriormente, esses dados além de ajudar a monitorar a produtividade do time, vão ajudar também a dar prazos mais realistas dentro da rotina da sua equipe.
#6 Feedback e engajamento
Pense em um seguinte cenário: Você recebeu um projeto pelo qual se identificou muito, está trabalhando nele diariamente com toda a energia que possui.
Ao final, no ato de entregar, nenhuma consideração ou comentário. Que sentimento isso te traz? No mínimo, você vai se sentir chateado…
O que vai acontecer com esse colaborador? Insegurança. Sabe por que? . Como o colaborador vai entender que está indo bem ou mal em uma determinada função/tarefa?
Sem um retorno, não irá. Todavia, pior que não receber um feedback, é receber um com uma carga negativa.
Para críticas, modere o tom e a forma de falar, não abuse da sua autoridade e não ofenda, isso só trará maiores transtornos.
E qual a relação direta do engajamento com o feedback? Vejamos… somente tudo!
Não há forma mais rápida de dar aquele famoso gás na equipe como o feedback.
Através dele, você poderá dizer os pontos positivos que têm observado e fazer observações para melhorias. Esse é o momento para falar, mas também para ouvir.
Permita que quem receba o feedback esteja confortável, pergunte da rotina, como está o desenvolvimento, se há algo para melhorar.
Dessa forma, você estará estimulando o seu funcionário, dando críticas para melhoria e ainda permitindo que ele conte as suas dificuldades.
Sabe qual o resultado disso? Um ganho de confiança, de proatividade e energia. E a gestão das tarefas e projetos de marketing ficará muito mais simples!
Podemos perceber que para uma boa gestão de tarefas e projetos de equipes de marketing acontecer, não depende apenas de processos. O motivo é óbvio, não somos máquinas! Precisamos de estímulos, de aprendizados, entender como trabalhar em equipe e etc…
E claro, uma equipe unida que não possui planejamento, é o mesmo que comparar um nadador profissional com um comum, os dois podem chegar no final, mas somente um chegará com fôlego e no prazo sempre! 😉
